A “request for proposal” (solicitação de propostas, em tradução livre) é o convite enviado a um determinado número de empresas, para que estas apresentem propostas de venda de serviços ou produtos. O documento deve apresentar o máximo de informações possível para que as companhias convidadas possam fazer uma apresentação completa com a intenção de resolver os problemas do emissor da RFP.
Entre os principais benefícios de criar uma RFP para a obtenção de um produto ou serviço, destacam-se ter mais opções para a escolha de um projeto, o aumento do poder de compra da empresa solicitante, a clareza dos termos para comprador e vendedor e a elaboração de um cronograma justo para ambas as partes.
Para a criação de um projeto de RFP, é preciso estar ciente e dar a devida atenção para cada etapa. O processo pode ser dividido em: preparação; definição das condições administrativas; definição das condições técnicas do serviço ou produto a ser obtido; definições a respeito de valores; e definição sobre quais métricas as propostas serão avaliadas.
INFORMAÇÕES PARA AS CONCORRENTES
Antes de iniciar o processo, é preciso estabelecer quais serão as informações e o grau de detalhamento que elas serão enviadas às empresas concorrentes. É recomendável oferecer a maior quantidade de elementos possível, para que os fornecedores possam produzir um material próximo às necessidades reais do contratante. Quando há dúvidas ou o projeto não está claro para as concorrentes, possivelmente elas apresentarão propostas distantes do esperado e a contratante verá seu leque de opções diminuir bruscamente.
AVALIAÇÃO DE PROPOSTAS (RFP’S)
Após a apresentação de todas as empresas concorrentes, começa o processo de avaliação e escolha da vencedora. Crie critérios mensuráveis para julgar quem teve o melhor projeto. Para isso, produza checklists para identificar quem mais se aproximou de suas ambições ou quem as superou. Em caso de dúvidas, visite o espaço físico das concorrentes e avalie as condições para realizar a melhor escolha.
Então, antes de adquirir um produto ou serviço, é válido a realização de uma RFP. Apesar de exigir investimento de energia e tempo, os benefícios de fazer uma escolha embasada trarão tranquilidade e evitarão que o mesmo trabalho seja feito mais de uma vez.
Para saber como fazer uma RFP passo a passo para a contratação de uma agência de marketing digital, veja nossa outra publicação. Entre em contato com nossos especialistas e agende uma reunião!
