Saber como selecionar uma agência é parte fundamental para aumentar sua presença digital, consolidar sua marca no mercado e elevar seu lucro. Duas formas são possíveis para a realização de tal escolha. A primeira é pesquisar, visitar e selecionar com base em estrutura, cases, referências, certificados, entre outras qualidades que agências de publicidade podem apresentar. A segunda é abrir um processo de concorrência, o que vai ser vai trabalhoso, porém produtivo.
O processo de concorrência pede uma proposta de solução para um problema do licitante. Assim que as agências são convidadas para participarem da RFP (request for proposal), elas devem seguir uma série de instruções para apresentar o material solicitado pelo contratante de acordo com as regras estabelecidas.
RECOMENDAÇÕES
Envolva em todo o processo os responsáveis pelos setores de compra e comunicação de sua empresa, para melhor avaliação do material enviado. Inclua profissionais qualificados que tenham conhecimento sobre o setor das agências e preze por sempre obter consenso entre os envolvidos no processo de seleção.
É interessante criar um acordo de confidencialidade entre as concorrentes, com o intuito de evitar o vazamento de possíveis informações privadas, além de direitos de imagem e propriedade intelectual.
PASSO-A-PASSO PARA MONTAR A SUA RFP
A primeira etapa para realizar uma boa RFP é coletar e organizar as informações necessárias para as agências envolvidas e, assim, preparar um briefing detalhado para ser entregue às concorrentes. Este documento deve conter um cronograma, que deve ser seguido à risca, com cada etapa do processo.
Forneça um material que explique quais os tipos de resposta que você deseja dos participantes, por exemplo, se você busca uma proposta estratégica, um projeto experimental, apenas ideias criativas ou uma concorrência criativa completa. O documento também deve apresentar informações sobre os serviços que você pretende utilizar, as regras do processo com dados relevantes, como tempo e local de apresentação, e os critérios utilizados para definir a empresa vencedora.
No momento de abrir uma concorrência, considere convidar um número máximo de quatro agências. Mais que isso pode exigir muito tempo, esforço e atenção. Quando o convite for entregue, estabeleça um período para que as concorrentes possam ler o briefing e discutir eventuais dúvidas.
Certifique-se de que todas as agências envolvidas tenham recebido todas as informações, compitam em condições de igualdade e participem de todas as etapas do processo. Antes das apresentações, crie um critério objetivo para avaliar as propostas e convoque seu time de atendimento para assistir às exposições.
Após escolher a vencedora, cheque se contratos, remuneração e outros aspectos comerciais estão de acordo com o informado no momento do convite. Noticie à agência selecionada o resultado final para, em seguida, comunicar o desfecho do processo às preteridas. É importante ressaltar que nenhuma ideia das propostas derrotadas na concorrência deve ser utilizada para o benefício de sua empresa, o que geraria grande desconforto e possível ação judicial.
Por último, devolva o material enviado pelas agências e receba de volta os documentos cedidos a elas. É interessante manter um bom relacionamento também com as empresas preteridas na concorrência para que, em caso de necessidade de um novo serviço, não seja preciso repetir todo o processo.
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